Donkere hokjes

Ik ben geen Arthur Gotlieb. Maar ik had wel onlangs een afspraak van acht minuten met de gemeentesecretaris om mijn zorgen te uiten over bepaalde aspecten van de bedrijfsvoering van de gemeente Amsterdam.

Die zorgen betreffen de verwaarlozing van de basale processen binnen de gemeente. Zoals de wijze van vergunningverstrekking, de onderlinge afstemming van afdelingen, en de inrichting van het gemeentelijke financiële systeem.

De gemeentesecretaris had niet veel zin in dit onderwerp. Want je hebt het hier over werkprocesverheldering, en tientallen jaren lang werd dat gedaan door eenzame procesbeschrijvers in donkere hokjes, en daar heeft niemand wat mee. Daarna kwam een fase dat men begreep dat overleg over de processen met betrokkenen van groot belang is, maar dat leidde in een aantal gevallen tot oeverloos gepolder zonder heldere vastleggingen, en daar was de gemeentesecretaris inmiddels ook allergisch voor geworden. Logisch.

Wat door die pendelbeweging tussen extremen uit beeld verdwijnt is dat er een heel geloofwaardige tussenpositie is. Namelijk die waarbij je wel structureel de betrokkenen betrekt bij het gesprek over hun processen, maar ervoor zorgt dat die gesprekken zakelijk en efficiënt verlopen doordat je de zaak goed structureert.

De frequentie van die gesprekken kan afgestemd worden op de mate waarin je iets nieuws aan het ontwikkelen bent, maar wel zodanig dat daarna, als daar aanleiding toe is, het gesprek onmiddellijk geactiveerd kan worden. Maar dat leek de gemeentesecretaris, vanuit de recent opgebouwde allergie voor het polderen, iets te ver gaan. En ook vanwege de momenteel overladen gemeentelijke agenda natuurlijk.

Maar, zei ik in de achtste minuut, zonder die nadruk op het gesprek met betrokkenen zit je weer gauw in het donkere-hokjes-werk. Dan zul je later gedwongen zijn om de pendelbeweging naar het andere extreem nog een keer te herhalen. Dat zou wel meevallen, dacht de gemeentesecretaris.

Zie ook Amsterdam en ICT en Soorten overleg