Soorten overleg

Intuïtief onderscheid ik, zo merk ik na jaren, op mijn werk drie soorten overleg. Er is overleg dat ergens over gaat, er is overleg dat ergens anders over gaat en er is overleg dat nergens over gaat.

Laat ik beginnen met die laatste soort. Dat is in de meeste gevallen het overleg dat ingegeven is door nieuwe managementmodes of nieuwe digitale mogelijkheden. Dat overleg wordt gedomineerd door kreten en termen die vaak voor de gebruikers ervan niet helemaal helder zijn en meestal niet voor iedereen dezelfde lading dekken. Denk hierbij aan ‘integraal werken’, ‘workflowmanagement’, ‘people management’, al dan niet in combinatie met ‘niet-directief’ of ‘wel-directief’ optreden. De uitkomsten van dergelijk overleg zijn meestal vage voornemens waarmee men elkaar bemoedigt maar waar niemand zich echt aan gebonden voelt. Ik houd er niet van.

Met overleg dat ergens anders over gaat bedoel ik dat er wel een concreet doel is waartoe het overleg moet leiden, maar dat het vooral gaat over de instrumenten om dat te bereiken. Vaak zijn die instrumenten de budgetten die aan een bepaald doel gekoppeld zijn. Er is bijvoorbeeld geld voor straatonderhoud gereserveerd, met de bepaling erbij dat dat geld wel vóór een bepaalde datum besteed moet zijn, anders is het weg. Maar de straat is er nog niet klaar voor en dan volgt soms (veel) overleg om het budget te behouden. Of we bespreken de klantvriendelijkheid van onze organisatie, maar het overleg gaat op aan de geautomatiseerde systemen die dat doel in de weg staan en veel ergernis geven. Of het doel van een overleg is om het management met iets tevreden te stellen, terwijl de relevantie daarvan voor de overlegdeelnemers niet duidelijk is. Daar houd ik ook niet van.

Overleg dat ergens over gaat situeer ik grofweg op twee plaatsen in de organisatie: aan de top en aan de basis. Aan de top worden besluiten genomen met zeer onmiddellijke effecten: de opheffing of creatie van een afdeling, samenwerking met andere organisaties, de samenstelling van het managementteam. Maar ik zit ik niet bij dat overleg, dus ik weet niet wat ik daarvan vind.

Het andere relevante overleg tref ik aan aan de basis. Bijvoorbeeld bij de groepjes uitvoerders en projectmedewerkers die zich buigen over het opknappen van een pleintje of het herstel van een kademuur of de herprofilering van een straat. Die medewerkers zitten met zijn vijven of zessen gebogen over grote tekeningen en plattegronden en stemmen heel precies met elkaar af wat er technisch en logistiek moet gebeuren. Soms als ik over de gang loop zitten er verspreid over de kamers links en rechts van die groepjes en kun je door de open deuren de afstemming volgen. Daar zit ik, ook qua werk, gelukkig nog het dichtste bij. Want daar houd ik van.

Zie ook Kunnen Amsterdammers wel samenwerken?, Zelfrealisatie en Baan kwijt