Liever sexy dan rijk

Is het bestaanbaar dat je per jaar tientallen miljoenen euro’s verspilt omdat het ‘niet sexy’ is om daar wat tegen te doen? Ja, dat is bestaanbaar en zelfs het geval in de gemeente Amsterdam,  zo blijkt uit het rapport van de Enquêtecommissie Financiële functie van de gemeente Amsterdam.

Een terugkerende constatering in het rapport is dat het stelselmatig ontbreekt aan aandacht voor de primaire processen (zeg maar: wat er gebeurt op de werkvloeren), en dat men dus ook geen inzicht heeft in de weerslag daarvan op de financiën. Simpeler dan dit is het niet, ook al wordt in het rapport voor dat aandachtsgebied van primaire en financiële processen steeds de jargonterm ‘Administratieve Organisatie en Interne Controle’ (AO/IC) gebruikt. Zo blijkt bijvoorbeeld dat de gemeentelijke accountantsdienst jaren op rij de aanbeveling deed “de AO/IC te verbeteren”.

En daar zit misschien ook wel het eigenlijke probleem. Niet alleen dat er weinig aansprekend jargon wordt gebruikt voor dit aandachtsgebied, maar vooral dat de gebruikelijke methoden van werken op dat gebied van AO/IC niet erg tot de verbeelding spreken. Het zou moeten gaan over de werkvloeren, en een ideaal gespreksonderwerp kunnen zijn voor allen die op dagelijkse basis betrokken zijn bij bepaalde werkzaamheden.

Maar in de praktijk blijkt het werk te worden uitgevoerd door eenzame plaatjesmakers die op basis van moeizame interviews met vaak geheel niet representatieve medewerkers een nietszeggend verhaal produceren dat gedoemd is tot vergetelheid. Niet erg sexy inderdaad.

Het rare is: het kan wel anders. Mijn ervaring is dat het heel wel mogelijk is om de mensen van de werkvloer te bereiken en te engageren. Zodanig zelfs dat er een soort enthousiasme ontstaat – het gaat immers over hun dagelijks brood – en een verlangen naar verdere verheldering. Op die punten aangekomen bleek echter het management niet aan te haken, of zelfs actief af te haken.

Er zit kennelijk iets bedreigends in aandacht voor primaire processen. Waarschijnlijk omdat die aandacht, over afdelingsgrenzen heen, kijkt naar het totaal van de bedrijfsvoering. Dat matcht niet met de prestatieafspraken en budgetten waar managers mee te maken hebben.

Zij kiezen, als het om procesbeschrijving gaat, daarom liever voor de onschadelijke, suffige variant, dus voor meer ‘AO/IC’. Zolang dat zo is zal procesbeschrijving nooit sexy worden, maar erger nog: zal de gemeente Amsterdam tientallen miljoenen euro’s per jaar blijven verspillen.

Zie ook Amsterdam en ICT en Kunnen Amsterdammers wel samenwerken?