Mozes en het primaire proces

Onlangs lazen we in de synagoge de bijbeltekst over Jitro, de schoonvader van Mozes. Het verhaal leverde, in combinatie met de commentaren daarop van Leo Mock en de middeleeuwse rabbijn Rasji, een interessant organisatiekundig gezichtspunt op.

De situatie is als volgt. De Israëliëten zijn succesvol hun slavenbestaan in Egypte ontvlucht. Zij bevinden zich, een volk van 600.000 personen, in de Sinaïwoestijn, onderweg naar het land Kanaän. Die trektocht is geen snelle actie, die gaat veertig jaar duren, dus dit reizende volk krijgt onderweg te maken met alles waar ook een gevestigd, sedentair volk mee te maken heeft: ruzietjes tussen mensen, wat grotere kwesties over bezit of diefstal, tot aan ernstige geweldpleging toe.

Voor het in goede banen leiden van die kwesties en geschillen, rechtspreken dus, is maar één persoon beschikbaar: Mozes. Hij hoort de mensen die hun zaken aandragen, wikt en weegt mede in het licht van de pas ontvangen goddelijke instructies, en wijst vonnis. Maar daar is hij wel vele dagen, van de vroege ochtend tot de late avond mee bezig. Zijn schoonvader Jitro slaat dit gade en kan het niet aanzien. Hij vraagt Mozes: “Waarom houd jij als enige zitting, terwijl de mensen zich van ’s ochtends tot ’s avonds om je verdringen?” Jitro adviseert Mozes om het anders te organiseren.

Concreet stelt Jitro voor om helpers aan te stellen, en om die in vier categorieën onder te brengen, afgestemd op de omvang van de zaken die ze behandelen. Sommige van de helpers gaan alledaagse zaken behandelen. Die komen het vaakst voor, dus de groep kijvende volksgenoten die zij kunnen bedienen is relatief klein, namelijk tien personen groot. Andere helpers behandelen meer ingewikkelde zaken, die minder vaak voorkomen, dus zij bedienen grotere groepen, van respectievelijk vijftig en honderd personen. De helpers bij de meest ingewikkelde en criminele zaken bedienen groepen van duizend personen, want zo vaak komen die (hopelijk) niet voor.

Rasji rekent uit dat, op een populatie van 600.000 mensen, het aantal helpers voor de groepjes van tien 60.000 moet bedragen. Voor de andere aantallen komt hij geheel correct op respectievelijk 12.000, 6000 en 600. Dit brengt het totaal van de helpersorganisatie op 78.600.

Binnen deze organisatie bestaat tegelijkertijd, gekoppeld aan de aantallen volksgenoten die een helper bedient, een hiërarchie - een verschijnsel dat we maar al te goed kennen van onze eigen organisaties. Het interessante van Mozes’ hiërarchie is dat tot aan de top toe de helpers (zeg maar: de functionarissen) betrokken blijven bij het primaire proces. Zij buigen zich allen over uit het leven gegrepen kwesties van hun volksgenoten, de verschillen zitten in de mate van ingewikkeldheid van de kwesties die ze behandelen.

Bij veel huidige bureaucratieën zit dat vaak nét iets anders. Ook daar wordt met spanwijdte of ‘span of control’ gewerkt. Maar in veel gevallen gaat het dan alleen in de onderste laag om de vraag hoeveel klanten of burgers een functionaris kan bedienen. Bij de bovenliggende lagen gaat het al gauw over de vraag hoeveel functionarissen die bovenliggende functionaris bedient, of ‘onder zich heeft’. In die situatie heeft dus eigenlijk alleen de onderste laag het contact met het primaire proces. De bovenste lagen van functionarissen houden zich vooral bezig met het aansturen van andere functionarissen.

Een interessant verschil.

Zie ook Farao en scientific management